Einfach mehr Überblick für die Allgemeinen Bibliotheken der GGG Basel

Dank BIB-Control bleibt Bibliotheks-Zweigstelle bestehen

Für öffentliche Einrichtungen ist es gerade heute wichtig, die Budgetplanung mit überzeugenden Argumenten belegen zu können. Die Budgetentscheidungen sind meistens von den bisherigen Ergebnissen der Mittelverwendung und der Aussagekraft der Fakten abhängig. Die Allgemeinen Bibliotheken der GGG Basel (ABG) suchten aus diesem Grund eine Lösung für die Auswertung ihrer Nutzer- und Leistungsdaten. Nach sorgfältiger Recherche fiel die Entscheidung zugunsten der Controlling-Software BIB-Control. Der Bibliotheksleiter Klaus Egli ist begeistert über die neue Transparenz: "Dass unsere bibliotheksspezifischen Statistiken nun so eindeutige Argumente liefern, überraschte unser Bibliotheksteam. Die Möglichkeiten der Auswertungen lassen Managemententscheidungen jetzt zukunftsgerichtet und mit hoher Zuverlässigkeit zu. So konnte z. B. eine Bibliotheks-Zweigstelle erhalten bleiben, weil die positiven Nutzerdaten durch BIB-Control sichtbar wurden."

Die ABG, die öffentlichen Bibliotheken der Stadt Basel, sind durch einen Träger finanziert und auf Subventionen und Spenden angewiesen. Um ihre Finanzierung und das Budget zu sichern, benötigen die Bibliotheken überzeugende Argumente, die aus der Analyse der Daten und Fakten des Bibliotheksmanagementsystem gewonnen werden und mit ihnen zuverlässig belegt werden können. Das sind zum Beispiel Informationen über das Leserverhalten und die Ausleihen in unterschiedlichen Bereichen oder Niederlassungen der Bibliotheken. Für die Auswertung der Informationen ist es essentiell, zuverlässige Leistungsdaten über die Nutzer und Niederlassungen zu ermitteln, um darauf z.B. budgetrelevante Managemententscheidungen zu basieren. Aus diesem Grund suchte das Bibliotheksteam ein leistungsfähiges Controllingsystem. Die Entscheidung für die Profi-Controlling-Software BIB-Control war Ergebnis einer fundierten Marktanalyse.

Zuverlässige Daten für die Budgetargumentation - aber bezahlbar

Die ABG verwalten das Kassenwesen selbst mit Hilfe des Bibliothekssystems SISIS. Nach der Kassenabrechnung können mit SISIS jedoch keine weitergehenden Analysen erstellt werden. Die Schwierigkeit war, dass die Daten nach dem Kassenabschluss zum Teil nicht mehr zur Verfügung stehen. Darüber hinaus mussten Buchungen, wie zum Beispiel Sonderzahlungen, separat in einem MS-Excel Tabellenblatt erfasst werden. Durch diese Arbeitsweise waren Auswertungen enorm fehleranfällig und sehr personal- und arbeitsintensiv.
Zunächst gingen die Bibliotheken davon aus, dass ein neues System für die Kassenverwaltung erforderlich ist. Die ersten Rechercheergebnisse nach anderen Kassenlösungen bei verschiedenen Anbietern deuteten an, dass die Neuanschaffung nicht finanzierbar war, da die erforderlichen Investitionen für ein neues Kassensystem zu hoch waren. Dank der Beratung durch die Spezialisten des Softwareanbieters Predata AG entstand die Idee, die Aufgabe viel schneller und effizienter mit der speziellen Controlling Software BIB-Control des Softwareentwicklungshauses Triangle, einem BOND-Vertragspartner, lösen. Die Predata AG ist der Schweitzer Partner des deutschen Marktführers für Bibliothekssoftware BOND. Die Software BIB-Control übernimmt vollständig die Daten aus den vorhandenen Bibliothekssystemen, bereitet sie transparent auf und ist einfach und schnell zu bedienen. Es werden aussagekräftige Berichte, Analysen und Grafiken z.B. zu Leserwünschen, Benutzerverhalten oder Personaleinsatz aus einer Kombination aller Daten der Bibliothekssoftware erstellt. BIB-Control ermöglicht den Baseler Bibliotheken nun die gewünschte Transparenz auf einfachste Weise.

Effiziente Transparenz - ein starkes Preis-Leistungsverhältnis

"Wir haben die Aufgabe unerwartet effizient und kostengünstig mit der Controlling Software BIB-Control gelöst. Statt ein neues teures Kassensystem zu installieren, können wir Dank BIB-Control nun die fehlende Funktion des vorhandenen Systemes ausgleichen", zieht Herr Egli das Resümee. Aussagekräftige Argumente für Budgetverhandlungen kann die Bibliotheksleitung nun durch eine effiziente Auswertung der Kassendaten in Kombination mit anderen Quellen ermitteln. Die Fakten lassen sich sowohl in grafischer Form als auch in Form von Tabellen zu Lesern, Zielgruppen und Zweigstellen transparent darstellen. BIB-Control kann alle Daten des Kassensystems verwalten, weil jede Buchung in BIB-Control erhalten bleibt und zusammen mit anderen Datenquellen analysiert werden kann. Die Software BIB-Control wird mittlerweile vollständig zur Auswertung der Kasse genutzt, insbesondere auch zur Kontrolle der Kasseneinnahmen. Zusätzlich wird BIB-Control von den ABG mit seinen vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten von einfachen Standardauswertungen bis hin zu speziellen Analysen genutzt. So konnte zum Beispiel die Prüfung des Benutzerverhaltens mit Informationen aus BIB-Control die Schließung einer Zweigstelle verhindern. Die Daten zeigten, dass 80% der in dieser Zweigstelle angemeldeten Nutzer nur in dieser Zweigstelle ausleihen. Die Zweigstelle ist immer wieder in Gefahr, geschlossen zu werden. BibControl zeigt nun auf, dass eine Streichung dieser auch einen Verlust an Kunden mit sich bringen würde, weil die Kunden vermutlich wegen ihrer Ortstreue nicht in eine andere Zweigstelle gehen würden.

Zuverlässige Realisierung - dank Triangle

Die Einführung von BIB-Control konnte in nur 2 Tagen realisiert werden. Das Bibliotheksteam freut sich darüber, dass der Start in den Echtbetrieb reibungslos verlief. Auch der einfache Umgang mit BIB-Control spart viel Zeit, die sonst in die Erstellung von Berichten geflossen ist. "Die Kompetenz von Herr Hoverath, dem Geschäftsführer und Entwicklungsleiter von Triangle, besonders seine Kenntnis der SISIS-Daten, hat mich sehr überzeugt", ist Herrn Egli´s Resümee. Dabei betont er die vorbildliche Zusammenarbeit und die Betreuung während des Projekts.
Die öffentlichen Bibliotheken der Stadt Basel sind nun in der Lage zu sehen, ob sie die Wünsche der Benutzer erfüllt. BIB-Control liefert eine transparente und genaue Analyse aller Bibliotheksprozesse. Dank dieser zuverlässigen Controlling Software haben die ABG das optimale Werkzeug zur Hand, die richtigen Entscheidungen zu treffen. So kann das Angebot auch in der Zukunft für die vorhandenen Nutzer interessant gestaltet werden oder für neue Lesergruppen attraktiv werden und die Budgetverhandlungen haben durch die sichtbaren Erfolgsdaten eine solide Basis.

Die ABG - Ein Überblick

Die ABG - die Allgemeinen Bibliotheken der Gesellschaft für das Gute und Gemeinnützige - sind die öffentlichen Bibliotheken der Stadt Basel. Sie werden von der Gesellschaft für das Gute und Gemeinnützige (GGG) seit über 200 Jahren (1807) getragen, die als Verein organisiert ist. Die Trägerin ist auf die Unterstützung des Kantons Basel-Stadt, wie z.B. Subventionen, aber auch auf Spenden und Legate angewiesen.
Mit 250.000 Medien und 33.000 aktiven Lesern verzeichnen sie etwa 1.300.000 Ausleihen pro Jahr. Sie bestehen dabei aus einer Hauptstelle, sechs Zweigstellen und einer Leseförderung im Quatierzentrum Kleinhüningen.
Die Projektziele waren die Schaffung einer Datentransparenz für die Budgetkontrolle und -argumentation, sowie der Adresstransfer für die Spendendatenbank. Dabei sollte das vorhandene Bibliothekssystem weiterhin genutzt werden. BIB-Control schafft eine solide Planungs- und Argumentationsbasis, zufriedene Mitarbeiter und zufriedene Kunden.